Los Chatbots, un aliado estratégico en los procesos de automatización

• Actualmente la tecnología de los chatbots no solo permiten el  ahorro de tiempo en procesos repetitivos, sino que también genera valor en la experiencia que quiere darle a sus clientes y en la Transformación Digital de su empresa.

La automatización de procesos permite a las empresas agilidad, eficiencia, disminución de riesgos, control y trazabilidad en la gestión de las actividades. No obstante, ¿qué pasa si los procesos son repetibles constantemente y su uso se extiende las 24 horas los 7 días de la semana sin parar? o incluso, ¿qué pasa, si, sumado a lo anterior; se ingresan varias solicitudes al mismo tiempo?

Sin duda la respuesta está en los chatbots, una tecnología basada en inteligencia artificial que permite que un usuario pueda mantener conversaciones con un programa, utilizando el lenguaje de forma natural y que en el ámbito empresarial permite mantener procesos automatizados a cualquier hora,funcionando por cuenta propia. Los chatbots, son robots virtuales con los cuales es posible sostener conversaciones que pueden integrarse en varios de los procesos operativos de una empresa, esto con el fin de crear una comunicación lingüística “natural” entre aplicaciones, dispositivos y usuarios.

La conversación que se da con los chatbots puede ser para solicitar algún tipo de información o para pedir que se lleve a cabo una acción.“Los chatbots permite identificar cuellos de botella en la operación y permiten aplicar mejora continua en las actividades del negocio. Ellos pueden atender a muchos clientes en simultáneo y a la hora que ellos necesiten, lo cual mejora la experiencia de usuario sin intervención humana y son hoy en día esenciales en el camino de transformación digital de cualquier compañía”, precisó Jonier Rojas, CPO Ophelia Suite, plataforma tecnológica desarrollada por Digital Ware.

¿En qué circunstancias es útil que una empresa utilice chatbots?

Para entender el uso que una empresa le podría dar a los chatbots, sería bueno imaginar que usted requiere cambiar la reserva de su viaje. No tiene acceso al sistema de su empresa, le es imposible contactar a la persona responsable de realizar el cambio de la reserva, y cuando trata de contactarse con la agencia de viajes, las líneas se encuentran saturadas.

En estos casos, sería bueno que la empresa que ofrece el servicio de viaje, utilizara la tecnología de chatbots, puesto que usted podría ingresar a través de la red social de la compañía a solicitarle al BOT la disponibilidad de su viaje. Lo que permitiría cambiar la reserva, y asimismo, el propio sistema le entregaría información del cobro adicional que aplique.

La tecnología chatbot, llegó para mejorar la relación de las marcas con los clientes puesto que las conversaciones se convierten en experiencias personalizadas. Del mismo modo las interfaces actuales, la manera de navegar y comprar, tendrán cambios que hará la vida más fácil tanto a empresarios como usuarios de productos o servicios.

Cabe mencionar que el potencial de automatización que permiten los chatbots poco a poco trasciende a varios de los sectores económicos como el financiero, educativo, turístico, automotriz, salud, entre otros…  Esto básicamente porque los empresarios tienen conciencia plena que los chatbots permiten conocer al cliente de forma objetiva, mejora la reputación de la empresa y agiliza muchos procesos; lo que representa un ahorro en tiempo y dinero.

Es importante tener presente que el éxito de la tecnología chatbot, radica en la capacidad que tenga la empresa para definir sus objetivos puntuales y de este modo diseñar la estrategia adecuada en la cual los chatbots harán su trabajo. Responsabilidad que corresponde a los directivos y líderes de las diferentes áreas de una compañía teniendo en cuenta que los chatbot son útiles y completamente funcionales en el departamento de operaciones, TI, innovación, finanzas, marketing, entre otros…

Automatizando procesos de negocio integrados con Chatbots, ¿Por qué su empresa los necesita?

En el territorio nacional existen variedad de compañías, sin embargo, se destacan los servicios ofrecidos por la empresa multinacional de software colombiana Digital Ware, quien por medio de  Microsoft provee chatbots, que junto a los servicios cognitivos de Digital Ware permite a las empresas automatizar sus procesos utilizando DUMB CHATBOT el cual provee una configuración fácil para crear preguntas intuitivas que le llevan a la solución de procesos de negocio 100% disponibles para cualquier empresa.

Cabe mencionar que Digital Ware le permite a sus clientes automatizar y administrar sus procesos desde la plataforma OPHELIA SUITE sin necesidad emplear complejas líneas de código o programación, apelando de este modo a la tendencia mundial del NO CODE y LOW CODE DEVELOPER. Como dato adicional vale recalcar que Digital Ware usualmente utiliza el BOT de Microsoft para integrarlo a sus aplicaciones.

Recomendaciones finales para que las empresas utilicen chatbots

Hoy los clientes usan internet y las redes sociales en su diario vivir, los chatbots mejoran la experiencia de usuario y le facilitaran la vida tanto a los clientes internos como externos de una compañía.

• Para que los chatbots sean utilizados por los diferentes públicos objetivos, no es necesario crear aplicaciones, por lo que el mantenimiento y costos de implementación de los mismos, son asequibles para cualquier tipo de empresa.
• Mejoran y refuerza el engagement de la empresa con todos sus públicos objetivos.
• Hay chatbots que permiten a las empresas crear agentes inteligentes que pueden ayudar a gestionar proveedores con información sobre facturación y pagos.
• Los chatbots empresariales pueden llegar a los consumidores y clientes a un nivel mucho más íntimo por medio de aplicaciones como Messenger, Slack, Facebook y Telegram.