La Guía Minimalista Para Organizar Eventos Empresariales Exitosos
Por:Portalempresarial.org
Ya sea como organizadores o asistentes a eventos empresariales, este tipo de comunicación está cobrando cada vez mayor importancia. Hay dos aspectos que son clave para que un evento o congreso empresarial tengan éxito: la estrategia y la comunicación. A continuación, expondremos una guía minimalista la cual pretende ser de ayuda para que los mensajes que las empresas pretenden transmitir, lleguen a sus públicos.
¿Qué es un Evento Empresarial?
Un evento es un suceso que ya está tomado para llevar a cabo alguna reunión de gran importancia. Programar los eventos empresariales no es una tarea fácil. El responsable de prepararlos y atenderlos debe tener una serie de conocimientos que lo hacen una persona especial. En primer lugar, debe tener conocimiento de las reglas de protocolo empresarial, detalles tan sencillos y pequeños como saber de qué manera se entrega una tarjeta de presentación.
Lo segundo, es tener una gran experiencia en la organización de reuniones de tipo empresarial. Esto, con el propósito que sean eficientes, y eficaces. En las reuniones de trabajo, es donde más tiempo y dinero pierde la empresa. Lo tercero, debe saber hablar en público.
No todos somos conferencistas, pero esta persona debe ser un orador ameno y eficaz. En cuarto lugar, hay que saber interpretar el lenguaje corporal. El cuerpo habla y si lo sabemos interpretar, podemos identificar el grado de satisfacción y conformidad de las personas. Por último, el trabajo en equipo nos ayuda a obtener todos los logros comunes a todas las áreas de la institución.
Adicionalmente, es indispensable tener en cuenta que la realización de un evento necesita de un responsable de comunicación que lo impulse integralmente.
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¿Cuál es la Importancia de un Evento Empresarial?
¿Sabías que los eventos son una parte esencial en el desarrollo de tu negocio?, las convenciones y eventos están llenas de sorpresas y emocione. Ahí, además de conseguir las novedades de productos, información sobre los programas de incentivos del nuevo año fiscal, y descubrir los bellos lugares del mundo que puedes llegar a visitar como parte de los seminarios de negocios, nos reunimos para reconocer a todos aquellos empresarios que alcanzaron nuevos niveles de liderazgo.
Estos eventos son fundamentales en tu proceso educativo. Está demostrado que contribuyen directamente en el crecimiento de tu negocio. Al alcanzar tus mentas y lograr resultados, tendrás la oportunidad de recibir directamente de recibir de los líderes más exitosos lecciones y experiencias de inmenso valor.
¿Qué tipos de Eventos Empresarial Existen?
Se entiende por eventos como aquellas actividades de gran importancia, que son proyectadas y organizadas con anticipación. Existen diversos tipos de eventos que pueden ser clasificados según la disciplina de la que se hable.
Concursos: certamen entre candidatos para obtener un premio.
Inauguración: celebración de una apertura.
Ferias y exposiciones: medio de presentación privilegiado para un gran número de clientes potenciales.
Foro: reunión en donde se conversa en torno a un interés común.
Banquete: charla en torno a una mesa y el deleite común de los sentidos.
Asambleas: reunión convocada para tomar una decisión en un tema importante.
Rueda de prensa: convocar a medios para difundir una determinada noticia o información.
Cómo Organizar Eventos Empresariales
En primer lugar, hay que definir cuál es el objetivo del evento: ¿es de lanzamiento, para la prensa?, una vez definido diseña un programa detallado para identificar y asignar tareas a cada miembro de tu equipo. Haz scouting (exploración) para elegir el lugar donde se va a desarrollar el evento, y una vez elegido asegúrate de contar con todo lo necesario para ello.
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A continuación, negocia con proveedores todo aquello que la localización pueda proveerte. También te ayudará muchísimo diseñar una landing page (página de aterrizaje), para que los usuarios puedan encontrar toda la información necesaria y relativa al evento, y desde la cual también puedan invitar a suscribirse al evento.
Contrata a conferencistas clave y avisa a los medios para que así te den difusión. A los asistentes que se inscribieron, envíales la información acerca de horarios, localizaciones, y charlas. Prepara con antelación toda la papelería y lo que se va a imprimir (ya sean banners, libretas, bolígrafos y mercancía). Además de que si en el evento cuentas con patrocinadores, asegúrate de darles un lugar ya sea proyectando sus logos, o imprimiéndolos junto a la papelería de la empresa.
Prepara un plan de acción en el caso de que cualquier eventualidad pueda suceder durante el evento. Como más vale prevenir que curar, si fuera necesario, contrata un seguro de responsabilidad civil. Finalmente, confirma todas las reservas y repasa todos los detalles.
Si sigues todos estos consejos seguramente organizarás un gran evento.
Ejemplos
A grandes rasgos se pueden clasificar dentro de dos grandes grupos: los eventos privados y sociales, y los eventos públicos. Dentro del primero, tenemos los eventos familiares como lo son bautizos, bodas, comuniones y cumpleaños.
Los eventos de sociedad pueden estar conformados por cenas benéficas, una exposición, un festejo deportivo, y los eventos de empresa que sería por ejemplo inauguraciones, visitas a fábricas, junta general de accionistas, etc.
En principio, dentro de los eventos privados, vamos a ubicarnos en la mayoría de los casos dentro de los eventos de empresa. Por otro lado, tenemos lo eventos públicos que pueden ser de 3 tipos: los oficiales o institucionales que son aquellos organizados por el estado, las comunidades autónomas, y las administraciones locales. Estos eventos se rigen siempre por una ordenación protocolaría, dispuesta en un decreto.
En conclusión, un evento empresarial es un acto protocolario en el cual se refleja la imagen de una empresa. Existen 3 puntos clave: el emisor (quien organiza el evento), el evento (feria, congreso, reunión), y el receptor (a quien va dirigido). En la organización de estos, la empresa es la encargada de establecer una estrategia publicitaria y de marketing. Por medio de estas estrategias, se coordina la información, se elaboran y desarrollan planes estratégicos. Para llevarlo a cabo se necesita de una publicidad y un patrocinador.
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