10 factores importantes para gestionar una nómina en Colombia

• Ya sea desde un departamento interno o de un servicio tercerizado, el manejo correcto de la nómina es una de las tareas administrativas más importantes para cualquier empresa, sin importar su tamaño.

Ese recibo que a final de mes llega a las manos de cada trabajador contratado formalmente por una empresa es el resultado de una cuidadosa gestión por parte del equipo que prepara la nómina en cada organización.

Cumplir con todos los requisitos para pagar correctamente el salario de los empleados es una labor que requiere la observación de una serie de normas básicas que son de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas y que tienen como fin el garantizar la protección de los derechos de los trabajadores.

Rubén Cortés, Gerente Senior de Nómina de BDO en Colombia, afirma que “no es suficiente con pagar el salario pactado en el contrato, sino gestionar correctamente todas las variables de ese sueldo y sobre todo pagarlo a tiempo”.

10 factores primordiales para gestionar una nómina

1. Observar estrictamente el cumplimiento de la normatividad

En temas laborales, tributarios y de seguridad social. Para este fin es fundamental permanecer actualizado frente a las normas vigentes.

2. Respetar la confidencialidad de la información

Es muy importante tener en cuenta que toda la data que maneja el área de Talento Humano es confidencial, por lo tanto, se debe tener protegida la información personal y laboral. Esta debe permanecer blindada para que no se vaya a usar de manera incorrecta, ni interna ni externamente.

3. Tener claras las políticas de beneficios extralegales que tiene la empresa

Es primordial que estas no violen la normativa vigente y que sean absolutamente transparentes para todos los empleados.

4. Establecer una política de calidad

Con el fin de garantizar que los pagos se generen todos los meses sin error alguno. Este cumplimiento es fundamental frente al bienestar de los empleados y su tranquilidad.

5. Dar cumplimiento a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP)

Esta tiene la labor de auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la Seguridad Social, es decir, Salud, Pensión, ARL y aportes parafiscales.

6. Asegurarse de cumplir con las fechas de pago

Las fechas estipuladas en el contrato de trabajo que se firma con los empleados son claras y no se pueden incumplir. Este factor es crucial con el fin de no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares.

7. Proporcionar a los empleados una adecuada asesoría

Teniendo en cuenta que no todos los empleados están conscientes del tema de retención en la fuente y a los cambios en la normatividad laboral. En los últimos años se han vivido muchas reformas y ajustes en la reglamentación, por eso es importante que la empresa brinde asesoría para que los empleados sepan qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se les liquida de esa forma.

8. Las empresas deben cumplir estrictamente con los pagos de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales

Esto tiene relación directa con el bienestar de los empleados, ya que si estas obligaciones no se cubren a tiempo, se pueden suspender los servicios a los empleados y a sus familias.

9. Respuestas a tiempo

Todas las organizaciones deben además dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos de los entes de control como la UGPP, la DIAN, el DANE y el ministerio de Trabajo.

10. Pagar de forma correcta las prestaciones sociales

Verificar que la plataforma tecnológica que se esté usando, esté debidamente parametrizada para evitar errores por malos cálculos que en el futuro pueden significar demandas por parte de los ex empleados y sanciones por parte de los entes de control.

Finalmente, asegura Cortés, que para cumplir con estos requisitos fundamentales y para gestionar toda la infinidad de variables que requieren las diferentes empresas y sus trabajadores, una de las alternativas más prácticas es la tercerización de este servicio.

“El manejo por outsoursing de la nómina no sólo les permite a las organizaciones enfocarse en el core de su negocio, sino además disminuir el costo de esta operación y acceder a especialistas en derecho laboral, seguridad social y gestión ante la UGPP”, concluye.