¿Porque Fracasa un Proyecto de Implementación de Normas ISO?

Por: Luis Diaz
Auditor Líder ISO-HUB Gestión Empresarial

Llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión, bien sea basado en una norma ISO, o en otro estándar como el Decreto 1072 del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es un proceso no exento de complicaciones, y que debe ser tratado con toda la atención que se merece, no en vano, estamos hablando de la gestión de un Proyecto, Proyecto que afecta, directamente a la gestión de las organizaciones, con todos los riesgos y posibilidades que ello implica.

Grandes cambios en las organizaciones, como el lanzamiento de nuevos productos/servicios, la adquisición de empresas de la competencia o la implementación de sistemas de gestión, son y deben ser tratados como Proyectos trascendentales y estratégicos.

Las principales causas del fracaso de los proyectos de implementación de una Norma ISO son:

• Falta de planificación.
• Diseño del Sistema de Gestión complejo y sobrestructurado por falta de conocimiento y experiencia.
• Ausencia de compromiso e involucramiento de la Gerencia.
• Ausencia de un responsable dentro de la organización.
• Falta de competencia del personal interno para la realización de la autoimplementación.
• Falta de Conocimiento de lo que “realmente” exige la Norma.
• Consultores externos, que en muchas ocasiones sugieren más de la doumentación obligatoria y necesaria, para justificar sus horas de consultoría.
• Documentos pesados, complejos y “ladrilludos” que en vez de agregar, destruyen Valor.
• Falta de tiempo para la Formación de auditores internos.
• Manual del Sistema de Gestión “Ladrilludo”debe ser diseñado para que todo el personal lo lea, no solo el “Auditor”.
• Capacitaciones catedráticas y aburridas para el personal.
• Las dudas no se resuelven rápidamente, generando confusión.
• Si la implementación es díficil y tortuosa, el mantenimiemto será igual.
• Aplazamiento de la Fecha de auditoría que genera stress y desmotivación.

Ahora, ¿Cómo se puede implementar una Norma ISO de forma Fácil, Simple y Sencilla?

1. Asesorarse bien. Pregunta a otras empresas que ya están certificadas, ¿Cómo fue su proceso? ¿Cuáles han sido los beneficios obtenidos?, ¿Qué errores cometieron? ¿Cómo los hubieran podido haber evitado?
2. Busca asesoría de empresas serías y reconocidas, algunas veces por costos se contrata a profesionales junior o empresas con poca experiencia, “Lo barato sale Caro”. Pregúntale a estos asesores, cuál es la manera más simple y sencilla de implementar estas Normas.
3. Planifica: 80% planificación 20% ejecución, Modelo Japonés. Realiza un Gap Análisis.
4. Nombra un responsable del proyecto. Dependiendo el tamaño de la organización, no es necesario contratar a una persona exclusivamente.
5. Apoya y soporta como Gerente todo el proyecto.
6. Conoce inicialmente cuales son los documentos mínimos obligatorios que exige cada Norma ISO.
7. Define cuales son los “mínimos” documentos adicionales que se deben implementar en la empresa para asegurar la gestión. Siempre preguntate si estos documentos “Agregan Valor” o No.
8. Documenta para optimizar tiempo y generar conocimiento importante, ejemplo: Inducciones, tareas repetitivas, Lecciones Aprendidas, Preguntas al Jefe repetitivas, instructivos, etc.
9. Construye el Manual del Sistema de Gestión al final, recopilando todos los documentos creados, cuando se hace al principio, se crean o se imaginan más de los necesarios.
10. Cuando tengas los documentos mínimos necesarios, divulga e implementa inmediatamente, “Lo perfecto Es Enemigo de lo Bueno”Voltaire. Luego mejóralos.
11. Define claramente las capacitacionesque tendrás que dar a los colaboradores.
12. No te llenes de capacitaciones “catedráticas”que la gente no entiende y en las que se pierde mucho tiempo.
13. Siempre ten en cuenta dos cosas: a. El costo de la capacitación(Total $/Hora Colaboradores X # de Capacitaciones) es un costo muy alto, optimiza y b. Pregúntate ¿La capacitación realmente genera la competencia y habilidad que se requiere?
14. La capacitación puede durar entre 5-15 minutos máximoy la evaluación 5 minutos.
15. Realiza talleres en vez de capacitaciones, son mucho más efectivos.
16. Capacita siempre buscando en los colaboradores: Autogestión, Autocontrol y Automotivación… Liderazgo.
17. Inicia solicitando la Fecha al Ente Certificador (SGS, Bureau Veritas, Intertek, etc.). Esto ayuda a tener foco y a concretar los esfuerzos.
18. Realiza inicialmente la auditoría interna con un “Auditor Experto”, ojalá auditor externo de Ente de Certificación. Esto genera objetividad y reduce la incertidumbre del proceso. Por otra parte, formar auditores internos requiere tiempo y dinero.
19. Aborda la auditoría interna no como una “Asustoría” sino como una autoevaluación, una oportunidad de mejora.
20. Soluciona las dudas rápidamente, no te quedes con dudas ¿Será que con esto cumplo?, ¿Será que necesito esto?, ¿Qué me va a pedir el auditor?, Etc.
21. Utiliza el principio KISS, “Keep It Simple Stupid”. Manténgalo todo simple y estúpido, lo que es simple y estúpido se puede gestionar facilmente.
22. Luego de hacer la auditoría interna y de realizar la Revisión por la Dirección (requisito de la norma), haz una última revisióny listo a la “Asustoría Externa”.
23. No le tengas miedo a la auditoría Externa,siempre son oportunidades de mucho aprendizaje.
24. Si implementas un Sistema de Gestión Simple y Sencillo, su recertificación y su mantenimiento será….simple y sencillo.