Conoce cuáles son las ventajas de desmaterializar los procesos de RRHH

Toda empresa u organización cuenta con una serie de procesos de recursos humanos, ya que estos son parte fundamental para la buena gestión y rendimiento. 

Asimismo, todas las actividades que se realizan en recursos humanos conllevan una serie de papeleo que constituyen la fuente principal del registro, lo cual causa un gasto de materiales importantes que termina afectando la organización.

Además, después de un tiempo, todos los papeles que se tienen en físico se van acumulando hasta el punto de no encontrar ninguno de estos cuando se requiere; sin embargo, se ha podido encontrar solución a este problema, que es la desmaterialización de los procesos de RRHH. 

¿Qué es la desmaterialización de los procesos de RRHH?

La tecnología ha tomado lugar en cada una de las actividades que realiza una empresa, lo cual ha permitido automatizar procesos y agilizar el trabajo de los colaboradores.

De la misma manera, este está presente en el departamento de recursos humanos, teniendo relevancia en el área más pesada, que es donde se lleva un registro físico detallado de los procesos de nómina, contrataciones, curriculum y más. 

Para hacer esto posible, se hace uso de softwares enfocados a la organización, control y gestión, como por ejemplo, Mi Intranet SGRH, que disminuye la acumulación de papeleo, trayendo consigo una serie de ventajas al sistema de gestión de recursos, lo que genera un ahorro significativo.

¿Cuáles son los principales beneficios de desmaterializar los procesos de los recursos humanos?

La transformación de los documentos físicos en archivos digitales ha sido una de las mejores decisiones que se han podido tomar, ya que de lo contrario se acumula una cantidad elevada de papeles que no son de provecho para la organización.

Las ventajas no sólo se han manifestado en la disminución del uso de los archivos físicos, sino que, además, esto se refleja en otros aspectos necesarios para la organización y que se relacionan con el área de recursos humanos.

Disminución de los gastos. 

El uso de ciertos materiales puede significar un gasto excesivo y constante para la organización, debido a que los registros suelen hacerse en hoja blanca y se suelen imprimir con tintas. El uso elevado de estos recursos materiales representa un gasto para la empresa. 

Según estudios, los gastos por impresión de documentos pueden representar hasta un 3% de los gastos totales dentro de una empresa y, aunque pueda parecer un porcentaje bajo, al eliminar este tipo de pasivos se estaría ahorrando una cantidad de dinero que puede ser utilizada para algo más provechoso. 

Aumento de la productividad

Realizar estos documentos, imprimirlos y archivarlos, requiere de un tiempo que puede ser utilizado de otra forma. Esto da paso a una buena optimización de tiempo que se traduce como mayor productividad y aumento de las ganancias. 

Asimismo, los software que se utilizan para estos procesos son muy intuitivos y fáciles de usar, por lo que implementarlo en los procesos de RRHH no va a ser una tarea complicada y no se perderá mucho tiempo en la capacitación del uso de este programa. 

Apoyo al medioambiente

Entre otras cosas, al eliminar el uso de hojas blancas podemos contribuir al cuidado del medioambiente, pues evitamos la tala de árboles excesiva, que se ha convertido en la principal fuente de materia prima para la creación de estas. 

De la misma manera, evitamos la acumulación de archivos en el departamento de recursos humanos. Estos archivos después de un tiempo pasan a ser innecesarios y tienden a ser botados, así que al eliminar el uso de papeles no generamos desechos contaminantes.