¿Cómo atender adecuadamente una fiscalización de la UGPP?

• El ejercicio fiscalizador que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) ha realizado a empresas y empleados durante los últimos años, ha incrementado en un 13% el número de cotizantes al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones y ha disminuido en un 21% los morosos de dicho sistema.                                                                                                
• El protocolo de actuación de la entidad y la intención de unificar los criterios de tributación genera aún múltiples interrogantes.

Para Camilo Rojas, director general de Eiffel Edison Consultores, firma de consultoría experta en remuneraciones, “el ejercicio fiscalizador de la entidad ha llevado a las empresas a pagar considerables sanciones e intereses que no tenían previsto y ha desviado de alguna forma los resultados esperados de los negocios y la concentración de su equipo administrativo, quienes deben dejar de lado las actividades principales propias de su cargo para atender adecuadamente los requerimientos”.

Según el directivo, una asesoría externa fragmentada, la no adecuada interacción entre las áreas internas de la compañía y los variados criterios de interpretación de las normas a la hora de implementar los pagos a los empleados, llevan a las organizaciones a cometer imprecisiones administrativas que son cuestionadas y sancionadas por los entes de control.

“Hoy más que nunca, la implementación de cualquier modelo de pago debe guardar una coherencia e integralidad desde todas las áreas que lo administran. Es habitual ver que las empresas cuentan con recomendaciones laborales externas que en ocasiones riñen con los conceptos tributarios y parametrizaciones en los aplicativos de nómina que se contradicen con el manejo contable dado. Es allí, principalmente, donde nacen los riesgos y se pierde ante los entes de control, la posibilidad de defensa de la real naturaleza de un pago y se cae en inexactitudes en las bases de cotización al sistema de seguridad social, entidades parafiscales e impuestos”, recalca Rojas.

Imprecisiones que se cometen habitualmente

Precisamente, dentro de los procesos que ha acompañado Eiffel Edison Consultores, el 85% de las compañías que son requeridas han logrado disminuir las pretensiones iniciales de la entidad en más de un 75%, esto debido a que durante el proceso se sustenta coherentemente el pago y se aporta una consistencia documental, laboral y tributaria que refleja la unificación de criterios en cada una de las áreas de la Organización.

Sin embargo, siempre persisten inexactitudes por imprecisiones conceptuales y administrativas propias de la empresa a la hora de implementar algunos de los pagos, como por ejemplo contabilizar una herramienta de trabajo como parte de la remuneración de los empleados.

Por el contrario, un pago que remunera al empleado darle la naturaleza de herramienta de trabajo, excluir de factor salarial algo que retribuye directamente el servicio de las personas, no poseer un acuerdo de exclusión salarial como lo exige la norma o sencillamente considerar que un pago indirecto como un seguro de salud o medicina prepagada, no debe incluirse en las bases de cotización o impuestos por pagársele a un tercero y no al empleado.

Para Rojas “Las empresas no deben sentir ninguna prevención en implementar o mantener medios eficientes de pago complementarios al salario, que aporten a la atracción de talento y la productividad de su gente, puesto que estos modelos cuentan con un sustento legal sólido, sin embargo por lo que si se deben preocupar, es por velar que su implementación no solamente se alinee con la planeación estratégica de la compañía sino que a su vez, se garantice un manejo laboral y tributario consistente y acorde con la naturaleza del pago. Es imposible unificar la cultura de tributación en las empresas del país, si al interior de ellas sus áreas no aplican criterios unificados e integrados.”